Serviços profissionais
Portais e IA para gabinetes de contabilidade
Para gabinetes de contabilidade, criamos um portal onde cada cliente entrega faturas e documentos, com leitura automática que extrai os dados e IA privada que trabalha sobre os ficheiros do gabinete sem os enviar para serviços públicos. A equipa deixa de procurar anexos no e-mail e de copiar valores à mão. Os clientes sabem sempre o que falta entregar.
Problemas típicos
- Os documentos chegam por e-mail, WhatsApp e papel, e alguém tem de os juntar e arquivar à mão
- No fim de cada mês ou trimestre, a equipa passa dias a pedir a mesma fatura em falta a vários clientes
- Copiar datas, NIF e valores de faturas digitalizadas ocupa horas que deviam ir para análise
- Usar ferramentas de IA públicas com dados fiscais de clientes levanta dúvidas sérias de RGPD e de sigilo
Solução sugerida
Um fecho de mês com menos pedidos
No dia 2, o portal envia a cada cliente um lembrete com a lista do que precisa de entregar: faturas de compras, extratos, recibos de vencimentos. O dono de um restaurante abre o link no telemóvel, fotografa três faturas em papel e arrasta para lá um PDF que recebeu por e-mail. Não precisa de instalar nada nem de saber para onde enviar.
Assim que os ficheiros entram, a leitura inteligente de documentos identifica o fornecedor, o NIF, a data, a base tributável e o IVA de cada fatura. O colaborador responsável vê uma fila de documentos já preenchidos e só confirma ou corrige. Quando um cliente se atrasa, o portal volta a lembrá-lo sozinho, e o gabinete deixa de gastar tempo em telefonemas de cobrança de papéis.
O que o portal do gabinete pode incluir
- Pasta por cliente, com histórico organizado por ano e por obrigação
- Lista de pendentes visível para o cliente e para a equipa
- Mensagens dentro do portal, para que as dúvidas não se percam no e-mail pessoal de um colaborador
- Assinatura de documentos e aceitação de propostas de serviço
- Avisos de prazos, como a entrega do IRS ou da declaração periódica de IVA, configurados pelo gabinete
- Acessos de equipa com permissões diferentes para sócios, técnicos e administrativos
IA que respeita o sigilo profissional
Muitos gabinetes já experimentaram copiar um texto para um assistente de IA público e pararam por precaução. Com IA privada, o modelo corre num ambiente do gabinete e trabalha apenas sobre os documentos que lhe são dados. Um técnico pode perguntar em linguagem corrente quais os clientes com faturas de um fornecedor específico ou pedir um resumo do dossiê antes de uma reunião.
A ferramenta não toma decisões fiscais. Ajuda a encontrar e a organizar informação, e a responsabilidade técnica continua com o contabilista certificado.
Começar por uma parte
Não é preciso mudar tudo ao mesmo tempo. Muitos gabinetes começam pelo portal de cliente com um grupo pequeno de clientes, acrescentam a leitura automática quando o volume o justifica e só depois avaliam a IA privada.
Perguntas frequentes
O portal substitui o nosso programa de contabilidade?
Não. O portal trata da relação com o cliente, da entrega de documentos e dos pedidos. A contabilidade continua no programa que já usa. Onde esse programa permitir, ligamos os dois por integração para evitar exportações manuais.
A leitura automática acerta sempre nos valores?
Acerta na grande maioria dos documentos legíveis, mas não deve ser usada sem revisão. Cada documento lido mostra os campos extraídos ao lado da imagem original, e os casos com pouca confiança ficam assinalados para um colaborador confirmar antes de seguirem.
Onde ficam guardados os documentos dos clientes?
Num alojamento escolhido consigo, com servidores na União Europeia, ou nos servidores do próprio gabinete. Cada cliente só vê a sua pasta e cada acesso fica registado. O que o RGPD exige para este tipo de dados faz parte da conversa antes de arrancar.
O que é a IA privada e para que serve num gabinete?
É um modelo de linguagem que corre num servidor controlado pelo gabinete, sem enviar o conteúdo para serviços de IA públicos. Pode resumir dossiês, procurar uma informação em centenas de documentos ou preparar o rascunho de uma resposta a um cliente. Quem usa a ferramenta sabe sempre que o texto foi gerado por IA.
Quanto custa um portal para um gabinete de contabilidade?
Cada projeto é orçamentado à mão, a partir do número de clientes, dos tipos de documento e das ligações necessárias. Uma conversa curta chega para perceber o âmbito. Pedir orçamento
Vamos falar sobre o seu projeto?
Conte-nos o que tem em mente e o que pretende alcançar.