Inteligência Artificial
Leitura inteligente de documentos com IA
A leitura inteligente de documentos usa IA para retirar os dados de faturas, contratos, guias e formulários, em PDF, fotografia ou papel digitalizado, e lançá-los no ERP, na faturação ou numa folha de cálculo. É para empresas que passam horas a copiar documentos para o computador, como gabinetes de contabilidade, logística, seguros e serviços administrativos. Os dados entram mais depressa, com menos erros, e uma pessoa revê apenas os casos duvidosos.
Menos teclado, mais verificação
Copiar uma fatura para o computador demora pouco. Copiar centenas por mês ocupa dias inteiros, e um número trocado só se descobre semanas depois. Com a leitura inteligente de documentos, a IA lê cada documento, retira os dados e lança-os no sistema. A equipa deixa de escrever e passa a confirmar apenas o que a máquina assinala como duvidoso.
Validação antes de entrar no sistema
Ler o texto é só metade do trabalho. Cada documento passa por verificações antes de chegar ao ERP: o NIF é válido, os totais batem certo com as linhas, as taxas de IVA fazem sentido, a fatura não foi já lançada. Quando uma regra falha, o documento vai para revisão com o problema destacado. Assim os erros ficam à porta, em vez de aparecerem no fecho do mês.
Transparente para a equipa e para os clientes
A equipa sabe sempre que dados vieram da IA e com que grau de confiança, e cada correção fica registada. Se os seus clientes enviarem documentos por um formulário ou portal de cliente, informamo-los de que os documentos são lidos por um sistema de IA. Os originais ficam arquivados e ligados aos dados extraídos, para consulta em segundos.
O primeiro passo de um processo automático
Depois de lidos, os dados podem seguir mais longe. Um agente de IA pode pedir aprovação de uma fatura, avisar um cliente de um documento em falta ou atualizar um processo. Quando o destino ainda não tem ligação, criamo-la com integrações e APIs. Explicamos as fases do trabalho em como trabalhamos.
O que recebe
- Leitura de faturas, recibos, contratos, guias de transporte, apólices e formulários
- Receção por e-mail, pasta partilhada, digitalizadora ou carregamento num portal
- Validações automáticas, como o NIF, os totais, as taxas de IVA e duplicados
- Fila de revisão onde a equipa confirma os campos com menor grau de confiança
- Envio dos dados para o ERP, a faturação, o CRM ou folhas de cálculo
- Arquivo pesquisável dos documentos originais, ligado aos dados extraídos
Indicado para
- Gabinetes de contabilidade que recebem faturas de clientes em todos os formatos
- Empresas de logística com guias, CMR e comprovativos de entrega
- Mediadores de seguros que copiam dados de apólices e participações
- Departamentos administrativos que lançam faturas de fornecedores à mão
Funcionalidades e módulos
Comunicação e contactos
- Formulários avançados
Integrações e automação
- Ligação a ERP e faturação
- Importação/exportação Excel
- Automação de processos
- Desenvolvimento de API
- Ligação a CRM
Extras de IA
- Transparência e registo de IA
Conformidade e segurança
- Segurança reforçada
Alojamento, e-mail e manutenção
- Manutenção mensal e cópias de segurança
Como o entregamos
Recolha de uma amostra real dos documentos que recebe, com os casos mais difíceis
Definição dos campos a extrair, das validações e do destino de cada dado
Construção e afinação com a amostra, medindo onde a leitura acerta e onde falha
Arranque com revisão humana de todos os documentos durante as primeiras semanas
Redução gradual da revisão aos campos e documentos com menor confiança
Perguntas frequentes
Que documentos conseguem ler?
Faturas, recibos, notas de encomenda, guias de transporte, contratos, apólices e formulários, em PDF, fotografia ou digitalização. Documentos manuscritos também podem ser lidos, mas com mais revisão humana. Antes de propor uma solução, testamos com uma amostra dos seus documentos.
A leitura é sempre correta?
Não, e nenhum sistema o é. Por isso cada campo tem um grau de confiança e passa por validações, como o dígito de controlo do NIF ou a soma dos totais. O que fica abaixo do limite que definirmos vai para uma fila de revisão humana, em vez de entrar no sistema sem ninguém ver.
As faturas portuguesas têm alguma vantagem?
Sim. As faturas emitidas por programas certificados têm um código QR com o NIF, os totais e o IVA. Quando o código existe, lemo-lo primeiro e usamos a IA para o resto, como as linhas da fatura e as faturas estrangeiras.
Liga-se ao nosso ERP ou programa de faturação?
Na maioria dos casos, sim, através de uma API ou de ficheiros de importação. Podemos ligar a ERP como o PHC, o Primavera ou o Sage, e a folhas de cálculo quando é isso que usa. Confirmamos o que cada programa permite antes de começar.
E a privacidade dos documentos?
Podemos alojar os documentos em servidores na Europa, com acessos por utilizador e registo de cada consulta. Escolhemos fornecedores de IA com acordo de tratamento de dados, e a equipa vê sempre que campos foram preenchidos pela IA. Se os documentos forem enviados por clientes, o formulário informa que são lidos por um sistema de IA.
Quanto custa?
Cada projeto é orçamentado à mão a partir dos seus requisitos, por isso o preço é sempre sob orçamento. O custo de utilização da IA depende do número de páginas por mês, e explicamo-lo na proposta. Pedir orçamento
Vamos falar sobre o seu projeto?
Conte-nos o que tem em mente e o que pretende alcançar.