Tecnologia e espaços de trabalho
Software de reservas para espaços de coworking
Para espaços de coworking, criamos sistemas onde os membros reservam secretárias e salas de reunião, os planos de adesão são cobrados todos os meses sem intervenção e cada reserva gera um código de acesso à porta. Visitantes de passagem compram um dia de trabalho no telemóvel. A equipa deixa de gerir a ocupação numa folha de cálculo.
Problemas típicos
- As salas de reunião ficam reservadas em duplicado, ou reservadas e vazias
- A ocupação real das secretárias e dos escritórios privados é difícil de saber
- As mensalidades são cobradas uma a uma, por transferência, e há sempre alguém em atraso
- Entregar e recolher chaves ou cartões ocupa a receção e cria problemas quando alguém sai
Solução sugerida
- Reserva de secretárias e salas
- Planos de adesão
- Códigos de acesso
Uma semana num coworking
Um programador independente chega a Lisboa por três semanas e procura onde trabalhar. No website do espaço, compra um passe semanal no telemóvel e recebe por e-mail um código para a porta, válido de segunda a sexta. Na segunda de manhã entra sem passar pela receção e escolhe uma secretária livre no mapa da sala.
A meio da semana, precisa de uma sala para uma chamada com um cliente. Reserva a mais pequena por uma hora, e o código da porta da sala chega com a confirmação. No fim da estadia, recebe uma proposta para continuar com um plano mensal, caso volte.
Do lado da gestão, o painel mostra a ocupação de cada zona por dia e por hora, as salas mais pedidas e os planos que vão renovar. Com estes números, decide-se onde pôr mais secretárias ou quando abrir mais cedo.
Planos que se gerem sozinhos
- Passes de dia ou de semana, comprados online
- Secretária flexível ou fixa, com mensalidade
- Escritórios privados, com contrato e várias pessoas por conta
- Horas de sala de reunião incluídas ou compradas à parte
- Domiciliação de empresas e receção de correspondência, quando o espaço oferece
Um sistema, várias peças ligadas
O sistema de reservas trata de secretárias, salas e passes, com regras próprias para membros e visitantes. O portal de cliente junta reservas, faturas e convites para colegas. As fechaduras e o software de faturação ligam-se através de integrações, para que entrar, trabalhar e pagar não dependa de ninguém na receção.
Perguntas frequentes
Os códigos de acesso funcionam com a fechadura que já temos?
Depende da fechadura. Muitas fechaduras e controladores de acesso eletrónicos aceitam ordens por API, e nesse caso o código é criado a cada reserva e expira no fim. Se o sistema atual não o permitir, indicamos alternativas compatíveis antes de começar.
Como se cobram as mensalidades?
O membro escolhe o plano, como secretária flexível, secretária fixa ou escritório privado, e autoriza o pagamento recorrente por cartão ou débito direto. A cobrança é feita todos os meses e a fatura segue por e-mail. Se um pagamento falhar, o sistema avisa o membro e tenta de novo antes de suspender o acesso.
Quem não é membro pode reservar uma sala?
Sim. Uma empresa de fora reserva a sala por horas, paga online por cartão, MB WAY, Multibanco, Apple Pay ou Google Pay e recebe o código de acesso para a hora marcada. Os membros podem ter horas de sala incluídas no plano e ver quantas lhes restam.
Os membros têm uma área própria?
Sim. Num portal, cada membro vê as reservas, as faturas e as horas de sala que ainda tem. Pode também convidar colegas da mesma empresa, mudar de plano ou pedir que lhe guardem correspondência.
Quanto custa um sistema de reservas para coworking?
Cada espaço é orçamentado à medida. Contam o número de secretárias e salas, os tipos de plano e a ligação ao controlo de acessos. Pedir orçamento
Vamos falar sobre o seu projeto?
Conte-nos o que tem em mente e o que pretende alcançar.