Consultoria
Transformação digital e processos
A transformação digital de processos começa por perceber como o trabalho é feito hoje e onde se perde tempo. É para equipas que passam horas em papel, e-mails e folhas de cálculo para tarefas que se repetem todas as semanas. Fica com os processos mapeados, as ferramentas escolhidas e um plano de migração por etapas que não para a operação.
Onde se perde o tempo
Em muitas empresas, o mesmo dado é escrito três vezes: num papel, numa folha de cálculo e no programa de faturação. Os pedidos chegam por telefone, e-mail e WhatsApp e ficam espalhados. Para saber o estado de um trabalho, é preciso perguntar a alguém. Nada disto parece grave isoladamente, mas somado ocupa horas por semana e provoca erros que chegam aos clientes.
Mapear antes de mudar
Antes de propor ferramentas, desenhamos o processo tal como ele existe, com as exceções e os atalhos que as pessoas criaram para o fazer funcionar. Esse mapa costuma surpreender a gestão: mostra passos que já não fazem sentido, aprovações que atrasam tudo e trabalho que depende de uma só pessoa. Com ele à vista, é mais fácil decidir o que simplificar, o que automatizar e o que deixar como está.
Processos que costumamos tratar
- Pedidos de clientes que chegam por vários canais e se perdem
- Orçamentos e encomendas montados à mão em folhas de cálculo
- Fichas de obra, de serviço ou de visita preenchidas em papel
- Faturação que obriga a copiar dados de outro programa
- Escalas, marcações e tarefas distribuídas por mensagens
Do plano à prática
O plano indica o que fazer primeiro, com que ferramenta e quem fica responsável. Algumas mudanças fazem-se com os programas que já tem; outras pedem automação, por vezes com inteligência artificial, ou uma plataforma de gestão à medida. Se ainda não sabe por onde começar e precisa de uma visão mais ampla da tecnologia da empresa, comece pela consultoria tecnológica.
O que recebe
- Mapa dos processos atuais, passo a passo, com quem faz o quê e com que ferramenta
- Identificação das tarefas repetidas, das cópias de dados e dos pontos de falha
- Desenho dos processos futuros, mais simples e com menos passagens de mão
- Escolha das ferramentas, entre programas de mercado e desenvolvimento à medida
- Plano de migração do papel e das folhas de cálculo, por etapas
- Regras de acesso, cópias de segurança e proteção de dados nos novos processos
- Plano de formação e de acompanhamento das equipas
Indicado para
- Equipas afogadas em trabalho administrativo e tarefas repetidas
- Empresas cujo funcionamento depende de folhas de cálculo partilhadas por e-mail
- Organizações que ainda tratam pedidos, fichas ou relatórios em papel
- Gestores que querem saber onde se perde tempo antes de comprar mais software
Funcionalidades e módulos
Pagamentos e vendas
- Emissão automática de faturas
Integrações e automação
- Automação de processos
- Importação/exportação Excel
- Ligação a ERP e faturação
- Ligação a CRM
- Sincronização de calendários
Extras de IA
Alojamento, e-mail e manutenção
- Formação e manual de utilização
Como o entregamos
Conversa com a gestão para escolher os processos que mais custam
Observação e entrevistas com quem faz o trabalho no dia a dia
Mapa dos processos atuais e proposta dos processos futuros
Escolha das ferramentas e plano de migração por etapas
Apresentação do plano e acompanhamento das primeiras mudanças
Perguntas frequentes
Temos de mudar tudo de uma vez?
Não, e normalmente não é boa ideia. Começamos pelo processo que mais tempo consome ou que mais erros provoca e avançamos por etapas. Cada etapa tem de funcionar antes de passar à seguinte, para que a equipa nunca fique sem forma de trabalhar.
E se a equipa resistir à mudança?
A resistência costuma vir de mudanças decididas sem ouvir quem faz o trabalho. Por isso as pessoas que usam os processos participam no mapeamento desde o início. Um processo novo que poupa tempo a quem o usa tende a ser adotado depressa.
Vão obrigar-nos a comprar software novo?
Não. Muitas vezes os programas que já tem fazem mais do que está a ser usado, ou basta ligá-los entre si. Só recomendamos ferramentas novas, ou desenvolvimento à medida, quando o ganho o justifica.
O que acontece aos dados que estão nas folhas de cálculo?
Fazem parte do plano de migração. Verificamos a qualidade dos dados, decidimos o que se aproveita e definimos como e quando passam para o novo sistema, com uma cópia de segurança antes de qualquer passo.
Podem também implementar as mudanças?
Sim. Podemos ligar programas através de integrações, automatizar tarefas ou desenvolver uma plataforma à medida. Também pode seguir o plano com outro fornecedor ou com a sua equipa.
Quanto custa?
Cada projeto é orçamentado à mão a partir dos seus requisitos, por isso o preço é sempre sob orçamento. Diga-nos quantas pessoas tem a equipa e que tarefas mais tempo lhe roubam. Pedir orçamento
Vamos falar sobre o seu projeto?
Conte-nos o que tem em mente e o que pretende alcançar.